Katharina von Knobloch
Optimiere deine Bewerbungsunterlagen für ATS – Was du 2024 beachten musst
Seit ein paar Jahren begegnet mir das Thema ATS immer wieder. Es ist wichtiger Bestandteil meiner CV Labs und da sich hier gerade so vieles Neues tut möchte ich dies zum Anlass nehmen und dir in diesem Artikel ATS und der Einfluss auf unsere Bewerbungsunterlagen näher bringen.
Was sind Applicant Tracking Systems (ATS)?
Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die den Rekrutierungsprozess von Unternehmen automatisiert und optimiert. Es unterstützt Personalverantwortliche und Recruiter dabei, Bewerbungen effizienter zu verwalten und den Auswahlprozess zu vereinfachen. Zu den Grundfunktionen eines ATS gehören:
- Erfassung und Speicherung von Bewerberdaten: Ein ATS ermöglicht es, Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen digital zu erfassen, zu speichern und zu organisieren. Dadurch können Daten schnell durchsucht und abgerufen werden.
- Stellenausschreibung: ATS-Systeme können genutzt werden, um Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen und sozialen Medien automatisch zu posten. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass die Ausschreibungen eine breite Reichweite erzielen.
- Screening und Vorselektion von Kandidaten: Durch das Setzen spezifischer Kriterien kann das ATS eingehende Bewerbungen automatisch filtern und vorsortieren. Dies reduziert den Aufwand für das Recruiting-Team, da nur die relevantesten Kandidaten in den weiteren Auswahlprozess einbezogen werden.
- Kommunikation mit Bewerbern: Ein ATS kann automatisierte Antworten an Bewerber senden, um sie über den Status ihrer Bewerbung zu informieren. Es erleichtert auch die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und andere Rekrutierungsaktivitäten.
Unterm Strich bedeutet es also, dass eine neue Instanz Einzug in den Bewerbungsprozess gehalten hat. Es geht nun nicht mehr nur um den reinen Austausch zwischen Bewerber und Personalverantwortlichem. Nun sitzt also auch noch ATS mit am Tisch und entscheidet mit welche Bewerbung passend ist und wann und wie der Prozess vorangetragen wird.
Warum ich das Thema für Deutschland im Jahr 2024 als so relevant einschätze
Ich verfolge das Thema ATS schon eine ganze Weile. Durch meine internationale Karriereseite sharethelove war dies gerade im englischsprachigen Ausland schon länger relevant. In Deutschland wurde es zwar auch eingesetzt und besprochen jedoch bemerke ich auf Karrieremessen und Kongressen in diesem Jahr vermehr, dass auch kleinere und mittelgroße Unternehmen auf ATS setzen. Dadurch bekommt das Thema eine ganz andere Dimension. Zunehm reduzieren Unternehmen in Deutschland gerade sehr stark ihre Personalabteilungen und planen weniger neue Mitarbeiter in Personalfunktionen einzusetzen. Es setzt sich also auch deswegen ein ganz natürlicher Effizienzprozess in Gang der gewährleisten muss, dass Bewerbungs-und Einstellungsprozesse weiterhin professionell begleitet werden.
Tipps zur Optimierung deiner Bewerbungsunterlagen in Bezug auf Applicant Tracking Systems (ATS)
Hier ein paar allgemeine Tips die ich dir an die Hand geben möchte:
So identifizierst du die richtigen Keywords
- Durchsuche die Stellenbeschreibung nach spezifischen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen, die erwähnt werden.
- Achte auf wiederkehrende Wörter und Phrasen, insbesondere auf Fachbegriffe, die für die Position oder Branche spezifisch sind.
- Integriere diese Schlüsselwörter in deinen Lebenslauf und dein Anschreiben, besonders in Bereichen wie „Berufserfahrung“ und „Fähigkeiten“.
- Verwende die exakten Begriffe aus der Stellenbeschreibung und passe sie natürlich in den Kontext deiner eigenen Erfahrungen ein.
So hilfst du ATS deine Unterlagen richtig zu lesen
- Verwende einfache, klare Layouts ohne komplizierte Grafiken oder Elemente, die von einem ATS schwer zu interpretieren sind.
- Standard Schriftarten wie Arial, Times New Roman oder Calibri in einer lesbaren Größe (10-12 pt) sind zu bevorzugen.
- Speichere deinen Lebenslauf als PDF, um das Layout zu bewahren, oder als Word-Dokument (.doc oder .docx), da diese Formate am häufigsten von ATS gut verarbeitet werden.
Do’s:
- Halte dich an klare und einfache Formatierungen.
- Verwende Standardüberschriften wie „Berufserfahrung“, „Ausbildung“ und „Fähigkeiten“.
- Stelle sicher, dass deine Kontaktdaten leicht zu finden und korrekt sind.
Don'ts:
- Vermeide die Verwendung von Tabellen oder anderen komplexen Formatierungselementen, die ein ATS nicht richtig lesen kann.
- Setze keine wichtigen Informationen in Header oder Footer, da diese von manchen ATS übersehen werden könnten.
- Überlade deinen Lebenslauf nicht mit Keywords, die unnatürlich wirken oder nicht zu deinen tatsächlichen Fähigkeiten passen.
Durch die Befolgung dieser Hinweise kannst du deine Chancen verbessern, von einem ATS richtig erfasst zu werden und letztendlich deine Bewerbungsunterlagen erfolgreich durch das System zu bringen.
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